Cách điền Consent Form IDP 2025: Hướng dẫn chi tiết A-Z

Kỳ thi IELTS là một cột mốc quan trọng trên hành trình học tập và phát triển cá nhân. Tuy nhiên, đối với các thí sinh dưới 18 tuổi đăng ký thi tại IDP, có một biểu mẫu bắt buộc và thường gây bối rối: Consent Form IDP. Đây không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là cầu nối pháp lý quan trọng, đảm bảo quyền lợi và sự an toàn của các bạn trẻ.

Bài viết này của ECE sẽ cung cấp một hướng dẫn toàn diện, từ A đến Z, về cách điền Consent Form IDP một cách chính xác nhất. Không chỉ dừng lại ở các bước cơ bản, chúng ta sẽ đi sâu vào ý nghĩa pháp lý, những lưu ý then chốt, và cả các tình huống đặc biệt để bạn và phụ huynh hoàn toàn tự tin khi chuẩn bị cho kỳ thi IELTS.

Consent Form IDP là gì và vì sao cần điền?

Consent Form là gì?

Consent Form IDP, hay còn gọi là phiếu xác nhận thông tin cho thí sinh vị thành niên, là một tài liệu pháp lý bắt buộc do Tổ chức Giáo dục IDP (đơn vị đồng sở hữu và tổ chức kỳ thi IELTS) yêu cầu. Đây là văn bản mà phụ huynh hoặc người giám hộ hợp pháp ký tên, xác nhận rằng họ đồng ý và cho phép con em mình (dưới 18 tuổi) tham gia kỳ thi IELTS.

Lý do Consent Form lại quan trọng đến vậy:

• Bảo vệ pháp lý và quyền trẻ em: Với vai trò là tổ chức khảo thí quốc tế, IDP phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật về bảo vệ trẻ em và dữ liệu cá nhân (như GDPR – Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của Liên minh Châu Âu, dù không trực tiếp áp dụng ở Việt Nam nhưng tạo tiền lệ cho các tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu toàn cầu). Form này đảm bảo rằng các thí sinh chưa đủ tuổi trưởng thành có sự giám sát và bảo vệ đầy đủ trong suốt quá trình đăng ký và dự thi.
• Xác nhận trách nhiệm: Form giúp xác định rõ trách nhiệm của phụ huynh/người giám hộ đối với thí sinh trong quá trình thi, đặc biệt trong các trường hợp khẩn cấp hoặc cần ra quyết định.
• Đảm bảo thông tin chính xác: Việc phụ huynh/người giám hộ xác nhận thông tin thí sinh giúp IDP có cơ sở dữ liệu chính xác và đầy đủ, từ đó cung cấp một môi trường thi công bằng và hỗ trợ tốt nhất cho thí sinh.

Ai cần điền Consent Form IDP?

Theo quy định của IDP Việt Nam, tất cả các thí sinh dưới 18 tuổi (tính đến ngày dự thi) khi đăng ký thi IELTS đều BẮT BUỘC phải điền và nộp Consent Form. Nếu bạn đã đủ hoặc trên 18 tuổi vào ngày thi, bạn không cần phải nộp biểu mẫu này.

Cấu trúc Consent Form IDP: Hai phần quan trọng

Về cơ bản, Consent Form IDP khá đơn giản và được chia làm hai phần chính:

• Phần A: “To be completed by parent/legal guardian” (Dành cho phụ huynh hoặc người giám hộ hợp pháp)

Đây là phần do người lớn (cha, mẹ hoặc người được pháp luật công nhận là người giám hộ) điền và ký xác nhận.

• Phần B: “To be completed by IELTS candidate” (Dành cho Thí sinh dự thi IELTS)

Phần này sẽ do chính thí sinh điền thông tin và ký xác nhận.

Cả hai phần đều yêu cầu các thông tin cơ bản như họ tên, chữ ký và ngày ký để xác nhận.

Hướng dẫn chi tiết cách điền Consent Form IDP

Để đảm bảo quy trình đăng ký diễn ra suôn sẻ, hãy làm theo các bước dưới đây một cách cẩn thận.

Bước 1: Tải biểu mẫu Consent Form IDP chính thức

Truy cập website chính thức của IDP Việt Nam để tải xuống biểu mẫu Consent Form phiên bản mới nhất. Thông thường, bạn có thể tìm thấy tại mục “Chuẩn bị thi” hoặc “Tải mẫu đơn”. Link tham khảo: https://ielts.idp.com/vietnam/prepare/downloadable-form/en-gb (kiểm tra lại link trên website chính thức của IDP để đảm bảo luôn cập nhật).

Bước 2: Điền Phần A – Thông tin Phụ huynh/Người giám hộ hợp pháp

Cách điền Consent Form IDP

• FULL NAME (Viết IN HOA): Ghi đầy đủ họ và tên của phụ huynh hoặc người giám hộ hợp pháp.
  • Ví dụ: NGUYEN VAN A
• Signed (Ký tên): Phụ huynh hoặc người giám hộ hợp pháp ký tên trực tiếp vào ô này.
• Date (Ngày ký): Ghi rõ ngày, tháng, năm mà chữ ký được thực hiện.
• Lựa chọn người giám hộ đi kèm (Guardian Arrangement for Minors): Đây là phần quan trọng mà phụ huynh/người giám hộ cần tick chọn một trong hai ô:
  1. “I agree for the test centre to arrange an accompanying adult for the candidate named in Part B.” (Tôi đồng ý cho trung tâm khảo thí sắp xếp một người lớn đi kèm cho thí sinh có tên ở phần B.)
     • Chọn tùy chọn này nếu bạn muốn IDP cung cấp một người giám hộ để đi cùng và hỗ trợ thí sinh trong ngày thi.
  2. “The candidate meets the conditions in Section 2, and I do not require the test centre to arrange an accompanying adult for the candidate named in Part B.” (Thí sinh đáp ứng các điều kiện ở Mục 2, và tôi không yêu cầu trung tâm khảo thí sắp xếp một người lớn đi kèm cho thí sinh có tên ở phần B.)
     • Điều kiện Mục 2: Nếu chọn tùy chọn này, thí sinh phải đủ 15 tuổi vào ngày dự thi. Phụ huynh/người giám hộ hợp pháp cần nộp Consent Form đã hoàn thành cho trung tâm ít nhất 7 ngày trước ngày thi để IDP có thời gian xử lý và xác nhận.

Bước 3: Điền Phần B – Thông tin thí sinh

• FULL NAME (Viết IN HOA): Ghi đầy đủ họ và tên của thí sinh.
  • Ví dụ: LE THI B
• Signed (Ký tên): Thí sinh ký tên trực tiếp vào ô này.
• Date (Ngày ký): Ghi rõ ngày, tháng, năm mà chữ ký được thực hiện.
• Age on Test Day (Số tuổi vào ngày dự thi): Điền chính xác số tuổi của thí sinh (cả năm và tháng) tính đến ngày bạn dự thi IELTS.
  • Ví dụ: Nếu thí sinh sinh ngày 01/01/2008 và thi ngày 15/05/2024, số tuổi sẽ là 16 năm 4 tháng.

Lưu ý đặc biệt về việc lựa chọn người giám hộ đi kèm:

• Tuổi tác và trách nhiệm: Việc lựa chọn trung tâm sắp xếp người đi kèm hay không phụ thuộc vào độ tuổi của thí sinh và sự tự tin của phụ huynh/người giám hộ về khả năng tự chủ của con.
• Quan trọng về thời hạn: Nếu bạn chọn tùy chọn 2 (thí sinh trên 15 tuổi và không cần người đi kèm), việc nộp Consent Form trước ít nhất 7 ngày là cực kỳ quan trọng. Nếu không, IDP có thể yêu cầu bạn phải có người đi kèm hoặc ảnh hưởng đến việc tham gia kỳ thi.

Quy trình nộp Consent Form IDP và các giấy tờ liên quan

Sau khi hoàn thành Consent Form, việc nộp đúng cách và đúng thời hạn là bước cuối cùng để hoàn tất thủ tục.

Thời hạn nộp

• Lý tưởng nhất: Nên nộp Consent Form cùng lúc hoặc ngay sau khi đăng ký thi IELTS.
• Bắt buộc đối với thí sinh trên 15 tuổi (chọn không cần người đi kèm): Phải nộp trước ít nhất 7 ngày so với ngày thi.
• Trường hợp khác: Nên nộp trước hoặc vào ngày thi. Tuyệt đối không để sau ngày thi, vì có thể dẫn đến việc kết quả thi bị trì hoãn hoặc không được công nhận.

Phương thức nộp

Bạn có thể nộp Consent Form IDP bằng một trong các cách sau:

1. Nộp trực tiếp: Đến văn phòng IDP gần nhất để nộp bản cứng.
2. Gửi qua email: Scan bản Consent Form đã điền đầy đủ và ký tên, sau đó gửi đến địa chỉ email của trung tâm IDP tại thành phố bạn dự thi.
   • Ví dụ cho TP.HCM: ielts.hcmc@idp.com (Luôn kiểm tra email chính thức trên website IDP để cập nhật).

Chứng minh mối quan hệ và tư cách giám hộ hợp pháp

Đây là điểm khác biệt quan trọng và thường bị bỏ qua. IDP có thể yêu cầu phụ huynh/người giám hộ cung cấp các giấy tờ để xác minh mối quan hệ và tư cách giám hộ, đặc biệt khi có sự không rõ ràng hoặc khi thí sinh không đi cùng phụ huynh ruột:

• Giấy khai sinh của thí sinh: Để chứng minh mối quan hệ cha/mẹ.
• Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu của phụ huynh/người giám hộ: Để xác minh danh tính.
• Các giấy tờ chứng minh tư cách giám hộ hợp pháp: (Nếu không phải cha/mẹ ruột) Ví dụ: Quyết định của tòa án, giấy ủy quyền giám hộ có công chứng (trong trường hợp phụ huynh không có mặt ở Việt Nam hoặc giao quyền giám hộ cho người khác).

Lời khuyên: Hãy chuẩn bị sẵn các bản sao của những giấy tờ này để nộp kèm hoặc xuất trình khi được yêu cầu.

Các lỗi thường gặp và cách khắc phục khi điền Consent Form

Việc điền sai Consent Form có thể gây ra những rắc rối không đáng có. Dưới đây là những lỗi phổ biến và cách khắc phục:

• Thiếu chữ ký hoặc thông tin: Đây là lỗi cơ bản nhất. Đảm bảo cả thí sinh và phụ huynh/người giám hộ đều ký đầy đủ.
• Thông tin không khớp với giấy tờ tùy thân: Ví dụ: tên viết sai chính tả, ngày sinh không đúng.
• Không điền đúng định dạng (IN HOA, không dấu): Mặc dù Consent Form thường chỉ yêu cầu họ tên, nhưng việc tuân thủ quy tắc IN HOA là cần thiết.
• Nộp quá hạn, đặc biệt là với tùy chọn 2 (thí sinh trên 15 tuổi). Hãy liên hệ ngay với trung tâm IDP để được tư vấn giải pháp. Có thể bạn sẽ được yêu cầu thay đổi tùy chọn hoặc chịu một số rủi ro.
• Thiếu giấy tờ chứng minh giám hộ (nếu được yêu cầu)

Lời khuyên hữu ích:

• Luôn kiểm tra kỹ mọi thông tin trên form ít nhất hai lần trước khi nộp.
• Giữ lại một bản sao (ảnh chụp hoặc scan) của Consent Form đã hoàn thành để đối chiếu khi cần.
• Khi có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ trực tiếp với văn phòng IDP gần nhất để được hỗ trợ.

Checklist quan trọng trước khi nộp Consent Form

Để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào, hãy sử dụng checklist sau:

• Đã tải biểu mẫu Consent Form IDP phiên bản mới nhất.
• Phần A (Phụ huynh/Giám hộ) đã được điền đầy đủ, chính xác (Họ tên IN HOA, chữ ký, ngày ký).
• Đã chọn một trong hai tùy chọn về việc sắp xếp người giám hộ đi kèm.
• Nếu chọn không cần người đi kèm, đã kiểm tra thí sinh đủ 15 tuổi vào ngày thi.
• Phần B (Thí sinh) đã được điền đầy đủ, chính xác (Họ tên IN HOA, chữ ký, ngày ký, số tuổi vào ngày thi).
• Tất cả thông tin trên form đã được kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo trùng khớp với giấy tờ tùy thân.
• Đã chuẩn bị bản sao các giấy tờ chứng minh mối quan hệ/tư cách giám hộ (giấy khai sinh, CMND/CCCD/Hộ chiếu phụ huynh) để nộp kèm nếu được yêu cầu.
• Đã biết rõ thời hạn nộp và phương thức nộp phù hợp.
• Đã giữ lại một bản sao của Consent Form đã hoàn thành.

Bài viết liên quan: Hướng dẫn cách đăng ký thi IELTS

Các câu hỏi thường gặp (FAQs)

Q1: Consent Form IDP có thời hạn bao lâu?

A1: Mẫu Consent Form thường có hiệu lực cho đến khi kỳ thi kết thúc và kết quả được cấp. IDP thường lưu trữ biểu mẫu này trong hệ thống trong tối đa 2 năm, tương ứng với thời hạn hiệu lực của điểm thi IELTS.

Q2: Nếu phụ huynh/người giám hộ không ở Việt Nam thì có thể ký Consent Form như thế nào?

A2: Đây là tình huống cần liên hệ trực tiếp với IDP để được hướng dẫn cụ thể. Các giải pháp có thể bao gồm: ủy quyền có công chứng cho một người lớn khác ở Việt Nam làm người giám hộ tạm thời, hoặc sử dụng dịch vụ xác nhận chữ ký điện tử có giá trị pháp lý (nếu IDP chấp nhận). Tuy nhiên, phương án an toàn nhất là liên hệ trực tiếp trung tâm để đảm bảo tính hợp lệ.

Q3: Tôi có thể nộp Consent Form sau ngày thi không?

A3: Tuyệt đối không khuyến khích. Consent Form cần được nộp trước hoặc vào ngày thi. Việc nộp trễ có thể dẫn đến việc thí sinh không được dự thi hoặc kết quả thi bị trì hoãn, không được công nhận.

Q4: Ngoài Consent Form, thí sinh dưới 18 tuổi cần nộp thêm những giấy tờ gì khi đăng ký thi IELTS?

A4: Bạn cần nộp:

• Mẫu đơn đăng ký thi IELTS (đã điền đầy đủ thông tin).
• Mẫu đơn đồng ý tham gia kỳ thi (nếu có, thường tích hợp vào form đăng ký chính).
• Bản sao giấy tờ tùy thân hợp lệ của thí sinh (CCCD/Hộ chiếu).
• (Tùy trường hợp) Bản sao giấy tờ chứng minh mối quan hệ/tư cách giám hộ của phụ huynh/người giám hộ.

Q5: Điền sai thông tin trên Consent Form thì phải làm sao?

A5: Ngay lập tức liên hệ với trung tâm IDP nơi bạn đăng ký thi (qua điện thoại hoặc email) để thông báo về lỗi sai. Họ sẽ hướng dẫn bạn cách chỉnh sửa thông tin hoặc điền lại và nộp một biểu mẫu mới.

Kết luận: Consent Form IDP có thể chỉ là một tờ giấy, nhưng nó mang ý nghĩa pháp lý và bảo vệ quan trọng cho các thí sinh IELTS dưới 18 tuổi. Việc điền chính xác, đầy đủ và nộp đúng hạn sẽ giúp bạn loại bỏ một mối lo lắng, đảm bảo quá trình đăng ký và dự thi diễn ra suôn sẻ nhất.

Hãy coi đây là một bước khởi đầu nghiêm túc cho hành trình chinh phục IELTS của bạn. Đừng ngần ngại tìm kiếm sự hỗ trợ từ IDP nếu có bất kỳ thắc mắc nào. Chúc các bạn thí sinh thành công rực rỡ trong kỳ thi sắp tới!

Đoàn Nương

Tôi là Đoàn Nương - Giám đốc trung tâm ngoại ngữ ECE. Tôi hiện đang là giảng viên của khoa ngôn ngữ các nước nói tiếng Anh - Trường Đại Học Quốc Gia Hà Nội. Tôi đã có 19 năm kinh nghiệm giảng dạy IELTS và 15 năm là giảng viên Đại Học. Tôi mong muốn đưa ECE trở thành trung tâm ngoại ngữ cho tất cả mọi người, mang tới cho học viên môi trường học tập tiếng Anh chuyên nghiệp và hiệu quả.