Mẫu & cách gửi giấy ủy quyền nhận bằng IELTS tại BC và IDP

Sau thời gian chờ đợi kết quả thi đầy căng thẳng, ngày nhận tấm bằng IELTS trên tay luôn là khoảnh khắc mong chờ nhất của mọi thí sinh. Tuy nhiên, nếu vì lý do bất khả kháng như lịch học, lịch làm việc dày đặc hoặc đang ở xa và không thể trực tiếp đến trung tâm khảo thí lấy bảng điểm (Test Report Form – TRF), bạn hoàn toàn có thể nhờ người thân nhận hộ.

Để làm được điều này, hai đơn vị tổ chức thi là IDP và British Council (BC) đều yêu cầu thí sinh phải hoàn thiện và gửi giấy ủy quyền nhận chứng chỉ IELTS đúng quy định. Bài viết này của trung tâm ngoại ngữ ECE sẽ hướng dẫn bạn chi tiết quy trình, điều kiện và cung cấp biểu mẫu chuẩn xác của từng đơn vị.

Bản chất và quy định chung về việc ủy quyền nhận chứng chỉ IELTS

Việc nhận hộ chứng chỉ IELTS được kiểm soát cực kỳ nghiêm ngặt nhằm bảo mật thông tin cá nhân của thí sinh, tránh tình trạng thất lạc hoặc gian lận bảng điểm.

Điều kiện bắt buộc dành cho người được ủy quyền

• Người được ủy quyền bắt buộc phải xuất trình Chứng minh nhân dân/ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu bản gốc khi đến văn phòng khảo thí nhận thay.

• Thông tin trên giấy tờ tùy thân bản gốc này phải trùng khớp hoàn toàn với thông tin thí sinh đã khai báo trên giấy ủy quyền.

Nguyên tắc ký tên của thí sinh

Chữ ký của thí sinh trên Giấy ủy quyền phải trùng khớp tuyệt đối với chữ ký trên đơn đăng ký dự thi ban đầu hoặc chữ ký trong hộ chiếu/CCCD để nhân viên khảo thí đối chiếu xác minh.

Giấy ủy quyền nhận chứng chỉ IELTS tại British Council (BC)

Mẫu giấy ủy quyền nhận chứng chỉ IELTS tại British Council (BC)

Nếu bạn tham gia dự thi tại Hội đồng Anh (British Council), quy trình gửi giấy ủy quyền (IELTS Authorisation Form) cần tuân thủ nghiêm ngặt về mặt thời gian và phương thức liên hệ.

Quy trình gửi biểu mẫu

Thời gian nộp: Thí sinh phải điền đầy đủ thông tin và gửi biểu mẫu ủy quyền về cho Hội đồng Anh ít nhất 02 ngày làm việc trước ngày người nhận hộ đến lấy kết quả.

Phương thức gửi: Gửi biểu mẫu qua đường email chính thức theo khu vực dự thi của bạn:

• Khu vực Hà Nội: Exams.Hanoi@britishcouncil.org.vn
• Khu vực TP. Hồ Chí Minh: Exams.HCMC@britishcouncil.org.vn

Các thông tin cần chuẩn bị điền trên form của BC

Biểu mẫu của Hội đồng Anh yêu cầu các thông tin song ngữ chi tiết sau:

• Candidate Name (Tên thí sinh)

• Date of birth (Ngày sinh)

• National ID/Passport No. (Số CCCD/Hộ chiếu của thí sinh)

• Candidate Number (Số báo danh thí sinh)

• Test Date (Ngày thi)

• Test Centre Number (Số hiệu trung tâm thi)

• Thông tin người nhận hộ: Full Name (Họ tên đầy đủ), National ID/Passport No. (Số CCCD/Hộ chiếu), Relationship to Candidate (Mối quan hệ với thí sinh).

Giấy ủy quyền nhận chứng chỉ IELTS tại IDP Việt Nam

Mẫu đơn ủy quyền nhận chứng chỉ IELTS tại IDP

Đối với tổ chức giáo dục IDP (IDP Education Việt Nam), thủ tục nộp Giấy ủy quyền (Authorization Letter) có phần linh hoạt hơn về mặt hình thức tiếp nhận.

Quy trình và địa điểm nộp form

Thí sinh có thể lựa chọn một trong hai cách thức sau để nộp form cho IDP:

Nộp trực tiếp: Mang giấy ủy quyền nộp tại các văn phòng IDP chính thức.

Nộp trực tuyến: Gửi email đính kèm form đã điền về hòm thư điện tử tương ứng của từng chi nhánh:

• Hà Nội: ielts.hanoi@idp.com
• TP. Hồ Chí Minh: ielts.hcmc@idp.com
• Đà Nẵng: ielts.danang@idp.com

Địa chỉ văn phòng tiếp nhận của IDP

Người được ủy quyền có thể mang giấy tờ gốc đến nhận chứng chỉ tại 3 địa điểm:

• Hà Nội: Số 28 Phan Bội Châu, Quận Hoàn Kiếm.

• Đà Nẵng: Số 10 Ngô Gia Tự, Phường Thạch Thang, Quận Hải Châu.

• TP. Hồ Chí Minh: Số 161 – 161A Hải Bà Trưng, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3.

Các thông tin cần chuẩn bị điền trên form của IDP

Form của IDP yêu cầu phân loại rõ hình thức thi và có điều khoản cam kết chịu trách nhiệm cá nhân:

• Thông tin cá nhân: Họ tên, Ngày sinh, Số CCCD/Hộ chiếu, Ngày thi.

• Thông tin chi tiết kỳ thi: Test format (Hình thức thi trên giấy hay máy tính – Paper/Computer); Test Center (Địa điểm thi ở Hà Nội, TP.HCM hay Đà Nẵng).

• Thông tin người nhận hộ: Họ tên, Ngày sinh, Số CCCD/Hộ chiếu, Mối quan hệ với thí sinh.

• Điều khoản cam kết: Thí sinh tự chịu hoàn toàn trách nhiệm về thông tin ủy quyền được cung cấp; IDP Việt Nam sẽ không chịu bất kỳ trách nhiệm hay nghĩa vụ pháp lý nào đối với các khiếu nại, tranh chấp phát sinh từ việc ủy quyền này.

Những lưu ý quan trọng để lấy chứng chỉ thuận lợi

• Không viết sai lệch thông tin: Một chữ số sai trong số CCCD hoặc một chữ cái sai trong tên người nhận hộ đều sẽ khiến nhân viên khảo thí từ chối trả kết quả vì lý do an ninh bảo mật.

• Thời gian làm việc: Hãy chú ý đến thời gian mở cửa của văn phòng IDP hoặc Hội đồng Anh để hẹn người thân đi lấy phù hợp, tránh các ngày nghỉ lễ, Tết của cơ quan hành chính.

• Hình thức thi trên máy tính: Dù thi trên máy có kết quả trực tuyến nhanh chóng, việc nhận bảng điểm bản giấy (TRF) để nộp hồ sơ xét tuyển vẫn phải tuân thủ đúng quy trình ủy quyền trực tiếp nếu không thể tự đi lấy.

Việc chuẩn bị một bản Giấy ủy quyền nhận chứng chỉ IELTS chuẩn chỉnh, rõ ràng giúp bạn giải quyết nhanh gọn bài toán thời gian khi không thể trực tiếp đến văn phòng khảo thí. Hãy tải đúng biểu mẫu của đơn vị bạn đăng ký dự thi (IDP hoặc BC), điền thông tin thật cẩn thận, ký đúng chữ ký mẫu và lưu ý nhắc người thân mang theo giấy tờ tùy thân bản gốc để quá trình nhận chứng chỉ diễn ra suôn sẻ nhất!

Nguồn tham khảo:

https://ielts.idp.com/vietnam/prepare/downloadable-form

https://www.britishcouncil.vn/sites/default/files/ielts-authorisation-form-20170914_1.pdf

Đoàn Nương

Tôi là Đoàn Nương - Giám đốc trung tâm ngoại ngữ ECE. Tôi hiện đang là giảng viên của khoa ngôn ngữ các nước nói tiếng Anh - Trường Đại Học Quốc Gia Hà Nội. Tôi đã có 19 năm kinh nghiệm giảng dạy IELTS và 15 năm là giảng viên Đại Học. Tôi mong muốn đưa ECE trở thành trung tâm ngoại ngữ cho tất cả mọi người, mang tới cho học viên môi trường học tập tiếng Anh chuyên nghiệp và hiệu quả.